Gestión de reuniones para comunicación interna
Lo primero que hay que hacer, antes de convocar una reunión, es valorar si reunirse es la mejor opción posible. Puede que utilizando otro canal, podamos obtener los mismos resultados con un esfuerzo o un coste muy inferior.
Si decidimos convocar una reunión debemos tener claros ciertos puntos:
- Establecer objetivos: Reunirse por reunirse, cosa no tan extraña en España, es simplemente una pérdida de tiempo o engañarse a sí mismo de que estamos trabajando. La reunión tiene que tener unos objetivos claros y todos los asistentes tienen que tenerlos claros y estar comprometidos con ellos.
- Minimizar el coste: Las reuniones cuestan dinero aunque solo sea por el tiempo empleado. Por ello es necesario valorar con detalle la aportación que puede hacer cada asistente y si realmente se justifica su convocatoria.
- Obtener un retorno: La reunión tiene un coste más elevado cuantas más personas participan en ella y cuanto mayor sea la duración de la misma. Si conseguimos cuantificar esto y también los resultados obtenidos podremos valorar si la convocatoria está justificada o no.
- Minimizar interrupciones: Es una mala costumbre y muchas veces una muestra de desprecio por el tiempo de los demás las continuas interrupciones y desvío de atención de algunos asistentes a través de teléfonos móviles y demás cacharrería electrónica (excepto urgencias realmente justificadas). Si se asiste es para participar, no para perder el tiempo y/o molestar.
- No desviarse del foco: La gestión no es sencilla: los participantes se tiene que ceñir al contenido y no desviarse, siendo siempre conscientes de que se persiguen unos resultados. Cualquier nuevo tema que pueda surgir debe ser aplazado para debatir en otro momento.
- Respetar horarios: Las reuniones deben empezar a la hora prevista y deben respetar la hora de finalización, que se habrá concretado y comunicado a los asistentes con anterioridad. Cualquier tema que surja, que no esté orientado hacia el foco de la reunión, debe aplazarse para ser retomado en otro momento o utilizando otra vía. A mi juicio, cualquier reunión que se pase de una hora entra peligrosamente en lo que consideraríamos perder el tiempo (claro que también hay excepciones).
- Conseguir resultados: La reunión debe terminar con la determinación de una serie de decisiones y establecimiento de acciones y responsables. Las actas de las reuniones deben siempre reflejar claramente una lista de acciones y responsables con unos plazos temporales y, si procede, los medios necesarios.
- Comprobar resultados: Y esto nos devuelve al comienzo ya que si terminamos la reunión con una lista de acciones, lo que procede en la siguiente convocatoria es empezar repasando esa lista, lo que se ha cumplido y cuando no se haga, las razones.
Otra cuestión es la gestión de reuniones con personas externas a la empresa (clientes, proveedores, etc.).